قاعات اجتماعات جدة: حين يتجاوز الاجتماع غرفة الاجتماعات

الجمعيات العمومية أكثر الاجتماعات الكبيرة حساسية، لأن إجراءاتها رسمية. هذه قائمة عملية للجهة المنظِّمة، وما يخص القاعة منها نتولاه مع منسقكم:

• حجز القاعة قبل موعد الدعوة، ليُذكر المكان في نص الدعوة نفسه.
• طاولات تسجيل بعدد كافٍ عند المدخل، وقائمة المساهمين أو الأعضاء.
• منصة لرئيس الاجتماع وأمين السر ومراجع الحسابات.
• ميكروفون لاسلكي واحد على الأقل لمداخلات الحضور.
• شاشة لعرض جدول الأعمال والقوائم المالية.
• تجربة فنية قبل دخول الحضور.
• ضيافة قبل بدء الاجتماع، لا أثناءه.

متطلبات الجهات التنظيمية لانعقاد الجمعيات تحددها أنظمتها، والقاعة توفر المكان والتجهيز.

اجتماع ليوم كامل أم لنصف يوم؟

سعر قاعة بلاتسو عند الطلب، ويعتمد على تاريخ المناسبة وعدد الحضور. اجتماع صباحي بقهوة واحدة غير يوم كامل باستراحتين وغداء. عند طلب العرض اذكروا أربعة أشياء: عدد الحضور، ساعة البداية والنهاية، عدد الاستراحات، وهل يعقب الاجتماع غداء أو عشاء. يصلكم عرض سعر رسمي وخطة تنفيذ في اليوم نفسه.

لماذا قاعة مستقلة وليس قاعة فندق؟

الفندق ممتاز حتى بضع مئات وحين يقيم الحضور فيه. فوق ذلك تظهر ثلاثة فروق: السعة التي تصل عندنا إلى 2000 حاضر، والمواقف التي لا يتقاسمها الحضور مع نزلاء الفندق، وإمكان تقسيم القاعات الثلاث بين جلسة عامة وقاعات جانبية. وليس عندنا غرف إقامة، فإن كان مبيت الحضور في مكان الاجتماع شرطاً فالفندق خياركم.

لمن يخطط لما هو أكبر من اجتماع: قاعة مؤتمرات جدة. وللتدريب الذي يمتد يوماً كاملاً: قاعات التدريب. وللعشاء السنوي وحفلات التكريم: فعاليات الشركات. ولمن يأتي حضوره من مدن أخرى، المسافة من المطار ومحطة القطار في قاعات قريبة من مطار جدة.