قائمة المدعوين للزواج وتوزيع الطاولات

لا تبدؤوا قائمة المدعوين للزواج برقم ثم تملؤوه بأسماء. ابدؤوا بالأسماء واتركوا الرقم يظهر، ثم قارنوه بالميزانية. اكتبوا على ثلاث دوائر، كل عائلة على حدة:

اجمعوا قوائم الأطراف الأربعة: أهل العريس رجالاً ونساءً، وأهل العروس رجالاً ونساءً. الرقم الأول سيفاجئكم دائماً، وهذا طبيعي.

كيف تختصرون دون إحراج؟

• قاعدة واحدة للجميع. مثل: «ندعو أبناء العم ولا ندعو أبناءهم». القاعدة المعلنة تُقبل، والاستثناءات تُغضب.
• الأطفال. الاعتذار عنهم يخفض العدد كثيراً. صيغته في دليل صيغ الدعوات.
• الدعوة شخصية. «لا تشمل المرافقات» سطر يمنع تضاعف العدد.
• الزملاء: اختاروا أو اعتذروا عن الجميع. دعوة نصف القسم أسوأ من عدم دعوة أحد.
• سعر قاعة بلاتسو عند الطلب، ويعتمد على تاريخ المناسبة وعدد الحضور. الرقم يُسهّل القرار.

الرقم الذي تعطونه للقاعة والضيافة ليس عدد المدعوين ولا عدد المؤكدين، بل بينهما. املؤوا هذا الملخص:

القاعدة: الحضور المتوقع = المؤكدون + 5 إلى 10 في المئة. دائماً يحضر ضيوف دون تأكيد مسبق، ودائماً يعتذر بعض من أكّد، والأول أكثر. مثال محسوب:

في هذا المثال الفرق بين عدد المدعوين والعدد المبلَّغ 108 أشخاص. سعر قاعة بلاتسو عند الطلب، ويعتمد على تاريخ المناسبة وعدد الحضور.

متى ولمن تبلّغون؟

• بلّغوا القاعة بالعدد النهائي قبل الحفل بأسبوع على الأقل.
• اذكروا عدد كل قسم على حدة، فتوزيع القاعات والضيافة يُبنى عليه.
• اسألوا مسبقاً: كيف يُحسب الضيف الزائد؟ واطلبوا الجواب مكتوباً، كما في بنود عقد حجز القاعة.

ليس كل حفل يحتاج توزيعاً بالأسماء. في أغلب الزواجات يكفي توزيع طاولات الصدارة وترك الباقي حراً. لكن إن كان العشاء على الطاولات، أو الحفل رسمياً، فالتوزيع يمنع الفوضى.

القواعد الخمس

1. عشرة على الطاولة. اقسموا عدد كل قسم على عشرة لتعرفوا عدد الطاولات، وزيدوا طاولة أو اثنتين للهامش.
2. الصدارة أولاً. الطاولات الأقرب إلى الكوشة لأقارب الدرجة الأولى: الجدات، الأمهات، الخالات والعمات، أخوات العروسين.
3. كل طاولة مجموعة تعرف بعضها. عائلة واحدة، أو صديقات من مكان واحد. لا تملؤوا مقعداً فارغاً بضيفة لا تعرف أحداً على الطاولة.
4. كبار السن قرب المدخل والممر. لا في عمق القاعة.
5. طاولة أو اثنتان بلا أسماء. لمن يحضر دون تأكيد.

نموذج طاولات الصدارة

نموذج طاولة

لكل طاولة ورقة برقمها وعشرة أسطر للأسماء. تُطبع نسختان: واحدة عند المدخل مع من تستقبل الضيفات، وأخرى مع المنسق.

موضع الطاولات في القاعة، وأين يكون المسرح والبوفيه والممر، يُرسم مع منسق القاعة في مخطط الجلوس. وشكل الطاولة نفسها، مفرشها ومركزها، في صفحة تنسيق الحفلات. وحين تنتهون من القائمة يبدأ دور الدعوات. بقية الأدلة في دليل قاعات ومناسبات جدة.